När hastighet är av vikt

Veckans två vanligaste kommentarer:

"Det är JÄTTEVIKTIGT att vi får fakturan så fort som möjligt, så den kan bokföras för 2013!"
och...
"Det är JÄTTEVIKTIGT att ordern kommer så fort som möjligt, det var tänkt som en julklapp!"

I got news for you... du är inte ensam om att skicka en beställning i sista minuten.

Vad ett tack kan göra.

"Vad har hänt med min order?"

Det är en fråga jag fått höra alltför ofta den här hösten, ett resultat av den hårda press vi legat under. Men nu var det faktiskt inte vårt fel, jag kontrollerar ordern och allt har gått iväg som det ska, för nästan en vecka sedan. Så det är posten. Igen. Jag måste ändå erkänna att jag är förvånad över hur få beställningar som försvunnit i år, om man jämför med i fjol. Men det är jul och de flesta ordrar som går just nu är trots det julklappar, så jag svarar så artigt jag kan att det förmodligen är en försening med posten och att det enda vi kan göra från vår sida är att skicka en ny under morgondagen. Jag frågar om hur bråttom det är, om den behöver gå med a-post och så förklarar jag att eftersom vi stänger över julen så kan det vara svårt för oss att göra mer än så.

Och så kommer de där ordern som gör att hela ens dag lyfts, de där orden som visar att man ändå gör någon skillnad. "Om ni kunde göra det skulle jag vara väldigt tacksam! Och tack för oerhört snabbt svar förresten."

Du anar inte vad ett enkelt tack kan göra för servicepersonal. Helt plötsligt blev dagen genast mycket bättre.

Lärdom till skolan

Dagens mail:

"Varför har inte min beställning kommit det var faktiskt jättelänge sedan denbeställdes. visserligen har jag inte kollat med vaktmästaren han kanske sitter i en garderob någonstans och har JÄTTEkul med våra varor ;) //***, ställföreträdande rektor"

"Hej ***.

Er beställning skickades den 2/12 så det är mycket möjligt att du borde leta upp den där vaktmästaren. I samma veva kan du se om han kan ge dig den lektion dina föräldrar missat att ge, om hur ohyfsat det är att vara passivt aggressiv. Och varför inte ta en lektion med era elever när du ändå håller på, du ser ut att behöva fräscha upp dina kunskaper om när versaler bör och inte bör användas, tillsammans med nyttjandes av punkt och komma."

...skrev jag inte.

Hjälp, hjälp!

En lätt förvirrad kvinna ringer.

"Ja, jag har gjort en beställning via er webbshop, men det verkade inte gå... Jag har beställt från er i flera år. Det stod något om kundvagn och det brukar det ju aldrig göra!"

2013 och jag kan inte komma på en enda webbshop som INTE har någon form av kundvagn, även om man kanske har olika namn för den. Jag drar en mental suck samtidigt som jag klistrar på mitt största leende för att dölja tröttheten ur min röst.

Så jag börjar förklara för henne hur det ska se ut. Hon hejdar mig och jag får intrycket av att hon letar. När det gått nästan en minut av tystnad frågar jag om hon hittar det. Nej, uppenbarligen inte, då har hon lämnat vår webbshow och letade nu efter den på en av våra föredetta samarbetspartners hemsida (har hon beställt i flera år är det kanske inte så konstigt, även om man kan tycka att hon borde komma ihåg vilken webbshop hon varit inne på). Jag ger henne rätt adress och fem minuter efter samtalets början verkar hon äntligen vara inne.

Eftersom hon ännu inte loggats ut ber jag henne att klicka på kundvagnen och därefter kontrollera att alla uppgifter stämmer. Slutligen förklarar jag att hon måste godkänna köpvillkoren innan hon bekräftar ordern och att de knapparna finns längst ner.

"Jahaa! Måste jag scrolla ner! Det gjorde jag inte."

Varför, oh varför, tittar du inte på hela sidan innan du ringer och ber om hjälp?

Delad glädje

Att få höra beröm är alltid roligt, även om det inte är riktat till en själv. En av våra besökare frågade mig efter namnet på en av våra anställda. När jag gett honom det förklarade han att han samarbetar mycket med kommunen och han var så oerhört nöjd med min kollegas arbete att han ville ge henne en rekommendation till en av kommuntopparna. Delad glädje är tveklöst dubbel glädje!

Om att skyffla över skit på andra

Ibland undrar jag om människor ringer och klagar för ösa sitt dåliga humör på någon annan eller om de gör det för att lösa problemet. Dessvärre kommer jag alltför ofta fram till det första alternativet och som receptionist är det jag som ofta får ta smällarna.

Nu var det en grupp som bokat lokaler och tydligen var det inte mycket som stod rätt till. I samband med att receptionen öppnade fick jag ett argt samtal där det klagades på att receptionen varit stängd och därmed hade de inte kommit in i hyrd lokal när de anlänt. Lokalen var för kall och dessutom var hon upprörd över att fika inte ingick för det trodde hon faktiskt.

Saken är att när jag talade med min kollega som ansvarar över de här frågorna så hade hon vist varit där och tagit emot dem på morgonen. Och eftersom vi sitter i gamla byggnader kan vi inte styra över temperaturen helt (förra vintern gick termometern från för kallt till för varmt likt en jojo) och därför ställer vi in externa värmefläktar i lokalerna, vilket vi gjort även i det här fallet. Och att hon tagit för givet att fika ingår är faktiskt inte mitt problem utan hennes. Dessutom hade min kollega löst alla de där frågorna redan på förmiddagen med gruppen.

Nej, det här var uppenbart ett samtal med syftet att ösa sitt dåliga humör på någon annan.

Så fel det kan bli

Idag är en väldigt lång dag. Och man inser exakt HUR lång den är när man måste läsa om en signatur på ett mail tre gånger för att förstå att det står Förvaltare och inte Förövare. Jag behöver kaffe...

För ingen svarar ju någonsin i telefon

Är det bara hos mig folk ibland blir så chockade när någon faktiskt svarar i telefonen? När jag ringer brukar jag förvänta mig ett svar, men här verkar det snarare vara tvärtom. I alla fall om man ska tolka hur chockerade folk verkar bli, och hur virrigt de försöker stamma fram sitt ärende.

En ursäkt kan göra så oerhört mycket.

Jag talar med en kund som låter en smula frustrerad över en beställning som inte kommit fram. Precis innan vi lägger på utbrister hon:

"Och jag ber om ursäkt om jag låter sur. Det är absolut inte riktat mot dig utan jag kom precis till jobbet och det är lite rörigt här. Och jag är ledsen över att det går ut över dig."

Det är människor som dessa som gör det värt att arbeta inom serviceyrken.

I can relate...

Till dig som beställer på internet:

Om leverans- och fakturaadress skiljer sig är det viktigt att du fyller i båda. Även om du gärna vill tro det (och hur häftigt det än skulle vara) så har jag inte telepatiska förmågor som kan gissa sig till vart en vara skall skickas om du bara uppgett en fakturaadress.

Är du osäker på om du uppgett båda? De flesta ställen skickar en bekräftelse på din beställning, då bör du kunna kontrollera att du uppgett rätt adress.

Fortfarande osäker? Mejla. Just do it.

En stor aptit

Jag säger bara en sak... barn!

Tjej ca 10 år: "Jag önskar jag vore jättestor. Som en jätte!"
Jag: "Vad skulle du göra då?"
Hon: "Jag skulle äta upp alla människor!"

Konversationen fortsätter.

Hon: "Och jag skulle gå till köpcentrum. Och ta massa saker!"
Jag: "Men det får man ju inte."
Hon: "Men ingen skulle kunna stoppa mig. För jag skulle äta upp alla vakter! Och sen skulle jag ta all mat och äta den också."
Jag: "Men skulle du inte vara mätt om du ätit vakterna då?"
Hon ler stort: "Nej!"

Telefonbeställning

"Ja hej, jag skulle vilja beställa. Går det bra på telefon?"
"Ja visst!"
"Vad bra! Då vill jag beställa ***."
"Absolut. Vad är det för adress?"
"Eh... vänta, så ska jag kolla."

Ett gott råd: Om du vill beställa en produkt kan det vara bra att ha koll på er adress i förväg.

Hur vore det med ett glas vatten innan?

"Det här är receptionen, vad kan jag stå till tjänst med?"
*Smask, smask, smask* "Ja, hej." *Smask, smask* "Ja, ursäkta, jag..." *Smask* "Jag åt lunch vid mitt skrivbord."

Snälla... bara låt bli...

Herr Svartpeppar på besök

Vi har en besökare som kommer med jämna mellanrum som jag kallar Herr Svartpeppar. Namnet uppstod vårt första möte då det första han frågade mig var om svart- och vitpeppar var rasistiskt. Herr Svartpeppar alltså.

Det här är förmodligen en mycket ensam människa som tycker om att höra sin egen röst (vilket kanske förklarar ensamheten) och främst genom klagomål. Det mesta är värt att klagas på, speciellt om det handlar om pojkar som inte får vara pepparkaka i luciatåget, att andra klagar på att Tintin och Pippi Långstrump är rasistiskt till att man sjunger för få svenska sånger i skolorna.

Problemet med Herr Svartpeppar är inte att han vill diskutera, vilket man tror först. Han vill höras och han vill klaga. Han uppskattar motargument, inte för att han någonsin svarar på dem men det bekräftar att han har din uppmärksamhet och kan kan fortsätta att klaga. Det enda sättet att hantera Herr Svartpeppar att att bokstavligt talat ignorera honom. Det går INTE att ursäkta sig och förklara att man har lite arbete att få undan, han ignorerar vad du säger och fortsätter att prata.

Det är kanske inte så svårt att lista ut vem som besökte oss idag, tjugo minuter innan stägning? När jag såg vem det var fick jag en väldigt stor lust att banka huvudet mot receptionsdisken upprepade gånger.

Utöver de klagomål jag redan nämnt (för han upprepar dem alltid) var att den vegetariska restaurangen i närheten inte serverade kött. För tänk på alla dem som äter kött! Stackars, stackars dem. Varför han valde att äta på en vegetarisk restaurang om han ville äta kött är för mig ett mysterium, min energi var slut och tryckte på den mentala Ignore-knappen.

Kränkt över låsta dörrar

”Jag hade uppfattat det som att vi skulle få komma in efter vårt möte.”

Inombords drar jag en djup suck. Det var mycket riktigt att besökaren tillhörde en större grupp, som innan deras möte varit i våra offentliga lokaler. Och när jag säger offentliga menar jag lokaler där alla får komma in gratis, när vi har öppet. Nu var det en halvtimme kvar tills vi öppnade vilket innebar att jag rent personligt hade en del arbete att stå i.

”Nej, jag kan inte släppa in er förrän vi har öppet då…” för tredje gången blir jag avbruten av honom, då jag hade tänkt förklara att receptionen alltid måste vara bemannad när folk var i lokalen. Eftersom jag själv inte kunde garantera att jag kunde sitta låst där var dörren tvungen att förbi låst ytterligare en halvtimme.

”Men nu kommer en chef, så nu kan vi fråga!” Han sneglar på mig lite nedlåtet samtidigt som han pekar. Jag följer hans finger med blicken och och ingen av vår personal är synlig så långt ögat kan nå. Ah, en av hans chefer alltså.

Jag svarade inte utan började stänga dörren.

”Hon vill inte släppa in oss!” Att han nu var upprörd gick inte att ta miste på.

Jag hörde inte svaret från hans chef innan dörren stängdes men han slutade i alla fall att knacka.

Det äldre paret

Vi har ett äldre par som med jämna mellanrum kommer på besök. För någon månad sedan kommenterades det dock att de inte varit här sedan i våras och då de var lite skröpliga yttrades viss oro. Men där hade vi fel, idag var de här igen. Med samma förklaring om hur långt de åker och med samma entusiasm när de beskriver hur bra de tycker det är här. Jag kan inte låta bli att känna glädje över så fina stammisar.

Din städare jobbar inte här

Det spelar ingen roll med att du försöker smyga ned din take-away kopp diskret på golvet, jag kommer med stor sannolikhet se dig göra det. Du blev ju uppenbart generad när jag påpekade var papperskorgen fanns, varför inte bespara dig detta? Och nu när jag har din uppmärksamhet, töm gärna innehåller på toaletten. Om du behöver ställa ner den försiktigt i papperskorgen innebär det att antingen vår personal eller våra golv kommer få ditt kaffe över sig när sagda papperskorg töms.

Guide till att förstöra någons dag

Här har du en guide till dig som önskar förstöra någons dag:

Steg 1

Bli upprörd över något du hör om en verksamhet.

Steg 2

Leta reda på telefonnumret till sagda verksamhet

Steg 3

Ring och skäll ut första bästa person du talar med (läs: mig)

Steg 4

Vägra att lyssna när jag ska försöka förklara att jag inte är ansvarig för det du anklagar mig för.

Min reaktion? Efter tre minuter lyckas jag få hen att stanna upp tillräckligt mycket för att förklara att om hon är klar med att skälla ut receptionisten så kan jag koppla henne till ansvarig. Människan hade åtminstone tillräckligt mycket skam i kroppen för att snabbt haspla ur sig att hen inte visste vem hen pratat med, men inte tillräckligt mycket för att be mig om ursäkt.

Jag behöver helg.

Stängda dörrar

Jag vet inte hur ni gör om ni ska lämna ett rum vars dörr är både stängd och låst, men när jag själv gör det brukar jag stänga den bakom mig. En stäng dörr brukar vara stäng av en anledning. Dessvärre är det inte normen hos våra besökare. Men okay, det är lätt att missa en gång. Men när samma besökare kommer tillbaka, jag får resa mig upp och gå och låsa upp för att släppa in hen och hen inte stänger dörren efter sig ännu en gång… inte bara det, när två personer från samma sällskap gör exakt samma sak inom ett par minuters mellanrum… jag erkänner att jag blir lite trött.

En förfrågan uppifrån

”Jag talade med vår chef idag. Han frågade hur det går för dig.”

Kommentaren dök upp i en diskussion mellan mig och min företrädare. Någon timme tidigare hade vår chef sett hur jag hanterade en besökare som hade problem med en bokning. Jag var inte beredd på att han hört sig för om mitt arbete, men jag kan inte säga att jag är förvånad, särskilt som att bokningen ifråga gällde ett ämne som vår chef verkligen brinner för.

”Jaha? Så vad sa du då?”

”Jag sa att det går jättebra. Du har verkligen hjälpt mig så mycket!”

Jag är verkligen tacksam över att mina kollegor känner att de kan tala om sådant för mig. 

Spydighet tar dig inte långt

Ett gott råd till dig, arbetssökande: Det hjälper inte din sak att du är spydig och otrevlig mot mig precis innan du förklarar ditt ärende, att söka arbete hos oss. Det kommer inte ge mig särskilt stor motivation till att hjälpa dig.

Dagens rasism

Fem minuter innan öppning står en ung kille och rycker i dörrer och tittar uppfodrande på mig genom glasrutan. Framför den stängde skjutdörren, den som besökare går in genom när vi har öppet, står vår tekniker, fullt upptagen med att fästa sladdar ovanför dörröppningen, något den unga killen inte ser. Själv är jag precis på väg ut för att lämna en bunt papper till en kollega, och när jag kommer ut förklarar jag att vi öppnar först om fem minuter..

Han tittar på mig ganska ingående. Även om jag har väldigt mörkt hår så ser jag nog väldigt typsikt svensk ut. Ljusa ögon och en blekfis fast det inte är särskilt länge sedan det var sommar.

”Ja, i Sverige håller man tiderna.” säger han, uppemnbart menat som en pik över att jag inte vill släppa in honom några minuter i förväg.

Jag erkänner, jag blev alldeles förstummad. Jag gick förbi honom utan ett ord, lämnade min bunt med papper och gick därefter tillbaka. Och öppnade lokalen två minuter för sent.

Praktikanter

”Var praktikanten i receptionen med dig idag, som jag bad henne om?”
”Nej, jag trodde hon var sjuk? Jag har inte sett henne på hela dagen.”

Min företrädare suckar och ser trött ut.

”Jag hade sån tur med dig.”

Det där med larmade dörrar

Är det bara i min värld som dörrar skyltade som nödutgångar brukar vara larmade? Käre besökare, jag är övertygad om att hur bråttom ni än har, kommer ni uppskatta att ta den vanliga utgången istället för en nödutgång. Varför skulle ni annars se så obekväma ut när det börjar tjuta i hela huset?

En låst dörr

Om dörren är låst så lovar jag dig, det hjälper inte hur mycket du försöker rycka i dörren eller söka ögonkontakt med mig genom glasdörren. En låst dörr brukar innebära att vi har stängt och då kommer du inte att bli insläppt, hur viktigt du än anser att ditt ärende är.

Telefonväxel innebär allvetande

Telefonen ringer.

"Välkommen till ***, receptionen."
"Har ni en utställning om afrikansk konst?"
Det är en än äldre dam som ringer, det hörs på rösten. Dessvärre pratar hon så oerhört tyst att det knappt går att urskilja vad hon säger.
"Förlåt?"
"Har ni en utställning om afrikansk konst?"
"Förlåt, men jag har inte vad du säger." Nu ökar jag volymen på telefonen så högt det går.
"Jag säger, har ni en utställning om afrikansk konst?" Trots den ökade volymen är hennes röst knappt hörbar.
"Nej, tyvärr."
"Vet du var den finns?"
"Nej, vi..."
KLICK.

Det är ganska ofta jag förväntas vara allvetande orakel. Däremot inte lika ofta personen är så ohyfsad att hen lägger på i örat på mig.

Din personliga sekreterare

Besökare: "Hej. Jag ska träffa Anders Andersson."
Jag: "Tyvärr, det finns ingen som heter så, som arbetar här."
Besökare: "Nej, det vet jag väl! Han arbetar inte här. Men vi skulle träffas här."


Ni anar inte hur många gånger jag har haft det där samtalet. Jag vet inte hur det är med er, men jag har själv inte för vana att gå fram till första, bästa receptionist och berätta om mina personliga möten. 

Tomma löften

När jag på morgonen kommer till arbetet möts jag av en post-it på mitt skrivbord om att en lokal blivit bortlovad. Visserligen finns inte bokningen inlagd i systemet men det är inget större problem då den bortlovade lokalen är obokad. Dessutom är det här sånt som händer alldeles för ofta. Fråga mig inte varför mina kollegor inte skickar den till en av oss med tillträde till bokningsprogrammet. Hur som helst, dagen flyter på och besökarna till den utlovade lokalen anländer.

"Hej. Vi har blivit lovade en projektor och en bärbar dator."

De möts enbart av en receptionist som ser ut som ett stort frågetecken. Det finns ingen projektor i rummet och hur de därmed kan ha blivit lovade en är för mig ett mysterium. Efter lite luskande visar det sig att ja, visst stämmer det, de har fått ett sådant löfte. Och nu till problemet att 1) hitta en ledig lokal med projektor som är stor nog för det stora sällskapet och 2) få sagda lokal redo för besökare inom loppet av ett par minuter. Den som lovade bort lokalen? Hen har gått för flera timmar sedan.

Och här trodde jag att jag skulle få ett lugnt avslut på arbetsdagen!

Intellektuellt utseende

"Du ser intellektuell ut idag."

En kommentar som jag väljer att inte tolka som att jag annars ger motsatt intryck, utan snarare en komplimang för dagens val av klädsel. Hår i knut, glasögon med tjock båge och randig skjorta under svart tröja.

Jämförelser, praktikanter emellan

Min företrädare berättar att den nya praktikanten har kommit och informerar mig om vad hon fått göra hittills:
"Hon är inte så självgående och man måste visa henne flera gånger. Se till att hon läser igenom instruktionerna ordentligt. Ja, hon är ju inte som du."

Dagens guldkant

Medarbetaren som berättar att hon tycker jag mitt jobb väldigt bra och att det är bra att jag är så noga med att inleveranserna sköts rätt. Visserligen känns det som en självklarhet för min del, att man försöker vara noga med sådant, men det är alltid roligt att få uppskattning för ens arbete.

Gör om, gör rätt!

Note to self: Trots att du är supertrött och stressad av en besökare som bankar på dörren sekunden efter att du skall öppna, dubbelkolla ALLTID de skyltar du skriver ut. Det kan bli väldigt fel om man glömmer bort en bokstav eller två och därmed skyltar med könsord.

En ny början

Utan tvekan dagens (årets?) låt.

Efter 6 års sjukskrivning är det så gott som klart. Praktiken på *** övergår till anställning med start Måndag. Jag har nu skrivit på avtal om utvecklingsanställning, nu är det bara anställningsavtalet kvar som gäller. Jag vågar fortfarande inte riktigt tro på det, trots att vi började prata om det strax innan jul.

♥